So. Okt 2nd, 2022

Überall dort, wo sich in Städten und Gemeinden Menschen zu einer Sitzung treffen, über Vorlagen beraten, abstimmen und Beschlüsse treffen, hierbei alles nicht nur in Form von Niederschriften dokumentieren wollen, sondern auch jederzeit und von überall aus kontrollieren möchten, greifen Lösungen für digitale Gremienarbeit und modernes Sitzungsmanagement. Drei Anbieter haben wir uns angeschaut: Somacos, Comundus Regisafe und CC e-gov.

Bereits lange und erfolgreich bei vielen deutschen Kommunen etabliert, bietet die im sachsen-anhaltinischen Salzwedel ansässige Somacos GmbH und Co. KG unter anderem ihr SESSION-Programm an. Hiermit können alle Prozesse des modernen Sitzungsmanagements in einem Bruchteil der sonst benötigten Zeit gesteuert werden. Die Software bringt laut des Anbieters „einen kompletten Werkzeugkasten für den Einsatz in Kommunen, Organisationen und Unternehmen mit – von der Vorlagenbearbeitung über die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, Beschlusskontrolle und Projekte bis zur Abrechnung von Aufwandsentschädigungen.“ Erfahrungen auf kommunaler Ebene, die das VND bei mehreren Städten unterschiedlicher Größe eingeholt hat, zeigen, dass Session neben dem übersichtlichen und zeitsparenden Sitzungsmanagement auch zu einer wesentlichen Entlastung aller beteiligten Mitarbeitenden als auch der Mandatsträger beiträgt. Obendrein bietet SESSION auch den Bürgerinnen und Bürgern einen schnellen Zugriff auf alle öffentlich zugänglichen Ratsvorlagen und trägt somit zu einem Höchstmaß an Nachvollziehbarkeit einzelner Vorgänge bei.

Im badischen Waiblingen ist die Comundus Regisafe GmbH ansässig, ein Ableger der Comundus GmbH, die seit 2001 bundesweit als Experte für Unternehmensportale erfolgreich ist. Und REGISAFE heißt auch das Programmpaket für eine digitale Verwaltung im kommunalen Bereich. Die Umstellung von der papierbasierten auf die elektronische Aktenführung ist da fast schon Pflichtprogramm, aber REGISAFE eröffnet mit seinem Ratsinfosystem auch Möglichkeiten zum Sitzungs- und Sitzungsdokumenten-Management, wobei nach Unternehmensangaben Funktionsvielfalt, Benutzerfreundlichkeit und Gestaltung im Vordergrund stehen. Deshalb eröffnet REGISAFE neben der Arbeit mit der Web-Version auch einen Zugriff via App, sodass für öffentliche Verwaltungen sogar die Möglichkeit besteht, einfache Abstimmungen elektronisch durchzuführen.

Ratsinformtionsprogramme ALLRIS und REGISAFE. – Bildquelle: CBQ Verwaltungstraining

Die CC e-gov GmbH aus Hamburg ist nach eigenen Angaben ein leistungsfähiges Software- und Beratungshaus für die öffentliche Verwaltung und begleitet bei der Digitalisierung viele Hundert öffentliche Verwaltungen jeder Größenordnung in ganz Deutschland mit eigenen Softwarelösungen. Dazu gehört ALLRIS als Lösung für umfassende Gremienbetreuung und die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen. Nach Angaben von CC e-gov nutzen bereits mehr als 380 kommunale Verwaltungen ALLRIS. Hierbei werden Verwaltungsprozesse im Sitzungsdienst vollständig digitalisiert, was zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung führt. Insbesondere die Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen in digitaler Form stelle eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsprozess dar. ALLRIS werde individuell auf die Wünsche des Kunden angepasst und könne durch verschiedene Module erweitert werden. Neben der Konfigurierbarkeit biete ALLRIS insbesondere Gremienmitgliedern die Möglichkeit komplett digital zu arbeiten, so das Unternehmen. Neben der Web-Version gibt es auch eine eigene ALLRIS-App.

Fazit: Neben den genannten Anbietern gibt es noch eine Reihe weiterer Firmen, die die Gremienarbeit ist öffentlichen Verwaltung durch digitale Lösungen innovativer, transparenter und zeitsparender gestalten wollen. Da gerade die Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie Information der Gremienmitglieder, Ortschaftsräte etc. mit hohem zeitlichem Aufwand verbunden ist, wobei die Corona-Pandemie die Sitzungsdurchführung und Beschlussfassung aktuell besonders beeinträchtigt. Hier machen Ratsinformationssysteme mit einer vollelektronischen Kombination aus Sitzungsdienst und der Bereitstellung von Informationen für alle BürgerInnen Sinn. Vor allem dann, wenn optimal aufeinander abgestimmte Komponenten nahezu alle Aufgaben im Bereich Sitzungsmanagement und Ratsarbeit übernehmen können.ng. Das Doppelpack ist im Aktionszeitraum vom 1. Februar bis zum 30. Juni 2022 mit einem exklusiven Preisvorteil erhältlich. Öffentliche Verwaltungen sparen 30 Prozent der Lizenzgebühren.

Geschrieben von CBQ und © 2022 für die Initiative VERWALTUNGSNETZWERK DEUTSCHLAND | www.verwaltungsnetzwerk.info